請求書作成

今、請求書を作成する方法は多くあります。お馴染みのワードやエクセルのテンプレートを用いて作成するのが一般的でしょう。しかし、請求書をオンラインで作成できるオンラインツールを利用することを選択肢のひとつです。以下のようなメリットが挙げられます。

データを管理する

ディレクトリにすべてのデータを保存する場合、毎月請求書のデータが10、50、100、1000件と増えていってしまします。あまりに膨大な請求書のファイルを保管している場合、会計士に税務処理をしてもらうためにデータを提出する際、データを見つけるのも、整理するのも大変です。オンライツールがあれば、選んだシステムの特徴にもよりますが、情報を素早く、簡単に整理したり、エキスポートすることができます。

時間節約、ミスをなくす

エクセルやワードで見積額や請求書を作成する場合、コピー&ペーストに多くの時間を割くことになるかもしれません。特に見積額を請求書に記載する場合などがその良い例です。クライアントの住所や商品の項目、価格などについても同じことが言えるでしょう。コピー&ペーストする際にコピーする項目を誤ったり、ペーストの代わりにコピーしてしまったり、ケアレスミスをしてしまう可能性があります。オンラインツールを使えば、一度データを入力し、後は請求書をクリックして選択するだけです。

郵送する

今では、請求書(会社のロゴや社印を掲載したもの)を印刷し、封筒に入れ、切手を貼り、投函するという長時間かかるプロセスを代行するサービスがあります。つまり、多くの時間が節約できる上、請求宛のクライアントに非常にプロフェッショナルな印象を与えることができます。

簡単・安全にデータにアクセス

このようにクラウドソリューションを用いることで、世界中どこにいてもウェブにアクセスできれば、送付状の作成、閲覧、編集、郵送も行うことができます。大阪に出張中でも、ハワイで休暇中でも、クラウドなら簡単に操作できるのです。

複数のユーザーがアクセス

社内に管理システムがない場合、複数人での共同作成・管理ことが大変困難です。誰がどの文書を編集したのか。請求書は送ったのか。支払は済んだのか。今週はどのくらい入金があるのか。こうした情報を大量の請求書ファイルから抽出するのは不可能に近いでしょう。優れたオンラインツールがあれば、こうした情報を簡単に把握することができます。

「まあ、今度使うよ」

「オンラインツールはいいけど、請求件数がもっと増えてから考えてみようかな」、と考える人もいます。残念ながら他の仕事で忙しくて時間が限られている方には、システムを立ち上げる時間すら惜しいというケースも珍しくありません。しかし、一端オンラインツールを使い始めてしまえば、毎月時間を節約できる上に、請求に関する情報も一目瞭然でわかりやすく、クライアントに郵送するのもクリックひとつで済んでしまいます。

忙しくて目も回りそうな時に使い方を覚えるよりは、時間のある今少しでも時間を投資する方が懸命かと思います。永久無料のソフトを提供している場合もありますから、試さない理由なんてありません。

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本文章は、請求書と見積書の作成・管理・郵送ツールのMakeLeapsにより執筆されたものです。

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